Jdi na obsah Jdi na menu
 


TIME-MANAGEMENT

TIME MANAGEMENT
Mgr. Martin Kosek
 

Time-management v našem pojetí (přesto, že by to mohlo z názvu vyplývat) není o zvládání času, ale o zvládání sebe sama. Viz. lineární a cirkulární přístup k životu – náš život, svět je cirkulární, nikoliv lineární.

 
CÍL TM: zvážit to, co je skutečně důležité, nikoliv plánovat každou minutu svého času.
 
POZOR: to, že začnu věci plánovat, mi ještě nezaručuje, že budu stíhat úplně vše, co bych stíhat chtěl! Lidé chodí do poradenství s tím, že i když prošli TM, pořád nestíhají vše. Racionálně: STÍHAT VŠE PROSTĚ NEJDE A S TÍM SE MUSÍME SMÍŘIT.
 ZNAKY ŠPATNÉHO SEBEŘÍZENÍ
 
*    Přetížený program, práce večer a o víkendu
*    Neplnění termínů
*    Povrchní řešení problémů
*    Přemíra operativních úkolů
*    Málo času na důležité úkoly
*    Malá frekvence delegovaných úkolů
*    Neschopnost odmítnout nový úkol
*    Příliš času stráveného na poradách
*    Perfekcionismus
*    Stres

 
Jeden z nejdůležitějších bodů, u rušivých faktorů, je chybějící sebedisciplína! Pokud člověk nebude pracovat na svoji sebedisciplíně, ani TM4 mu nepomůže!!!
„Změna je možná.“ Eric Berne

 
1.     STANOVOVÁNÍ CÍLŮ A PRIORIT
 
Umění stanovení si cílů a priorit ve všech oblastech našeho života je základní dovedností v time-managementu, respektive v sebeřízení.
 
 Otázkou je, jaké však to jsou oblasti?
 
 
V rámci identifikace oblastí nám může vyjít následující schéma, do kterého bychom mohli mnoho témat/oblasti, které účastníci vymysleli zařadit; jde o následující oblasti: Já (zdraví, čas pro sebe sama, zájmy, koníčky, seberozvoj), Rodina a Práce.
 
 
POZOR:    Nelze obecně tvrdit, že trávit nejvíce ČASU V PRÁCI JE ŠPATNÉ.
                   PODSTATNÉ TOTIŽ JE, ZDALI ČLOVĚK TRÁVÍ TOLIK ČASU V
                   JEDNOTLIVÝCH KVADRANTECH, KOLIK SKUTEČNĚ CHCE.
 
                   CÍLEM TM4 JE TOTIŽ ŽIVOTNÍ SPOKOJENOST ČLOVĚKA!
(pravdou je, že občas do poradenství chodí lidé, kteří sice super postavení v práci, dostatek peněz apod., ale na druhé straně stále cítí, že jim něco chybí – neuspokojení v oblasti rodiny, případně času pro sebe sama).
GENERACE TIME-MANAGEMENTU
0.     Generace: neplánuji

 

1.     Generace: přenesu z hlavy na papír
2.     Generace: přidám časovou osu (úkol, termín)
3.     Generace: zaměření na priority (stanovení cílů, úkolů a priorit – zaměření na přesnost, téměř dokonalé „tabulkování“)

 

 
Generace: zaměření na člověka, na to, že se cítí dobře – na jeho životní spokojenost

Může se zdát, že cílem je, aby všechny oblasti v trojúhelníku (Já, Rodina, Práce) byly vyvážené. Ještě jednou však zdůrazňuji, že základem je životní spokojenost jedince a pokud jedinec chce v určitém časovém období trávit více času v práci na úkor jiných oblastí, je to jeho svobodné rozhodnutí.
 
OVŠEM: tato životní spokojenost by se měla odrážet v celkové pohodě člověka – v jeho ZDRAVÍ = subjektivní pohoda („cítím se dobře“) v oblasti biologické, psychické a sociální.

PRAKTICKÉ SEBEŘÍZENÍ
 
         Nyní se zaměříme na praktickou část sebeřízení, tedy jednoduše řečeno: „jak to dělat“. Můžeme zde vysledovat několik postupných kroků, na které se nyní detailněji zaměříme. Jde o následující:  
 
a)     Stanovení cílů (dlouhodobé, krátkodobé; já, rodina, práce, SMART, vizualizace cíle – pozitivní psychologie)
b)    Plánování (soupis jednotlivých úkolů, využití pomůcek – diář, outlook apod.)
c)     Rozhodování (stanovení priorit a další kroky, např. delegování)
d)    Organizace a realizace (vykonávat denní činnosti dle priorit, max. 3 úkoly z I., zbytek II. a III. a pamatovat na 40% rezervu času)
e)     Kontrola (denní a týdenní bilance efektivity, dle toho možnost upravit cíle a ostatní)

METODA SMART:
 
         Metoda SMART nám pomáhá při stanovování cílů, respektive nás provází celým procesem ohledně práce s cíly. Tuto zkratku můžeme vyložit následovně:
 
S:      specifický = je cíl přesně, konkrétně, jasně popsaný?
 
M:     měřitelný = jak poznám, jak to bude vypadat, když cíl splním?
 
A:      akceptovatelný = odpovídá tento cíl mým potřebám?
 
R:      reálný = je cíl reálný, splnitelný?
 
T:      termínovaný = do kdy ho splnit, tj. má tento cíl časové ohraničení?

POKUD NEJSOU CÍLE VE VZÁJEMNÉM SOULADU, BUDEME POCIŤOVAT V NĚKTERÉ Z OBLASTÍ (JÁ, RODINA, PRÁCE) FRUSTRACI (tj. subjektivně nepříjemný stav, který nastává při nemožnosti uspokojit nějakou potřebu).
 
SOUHRN STANOVENÍ CÍLŮ:
 
Stanovení cílů je pro náš život velmi důležité. Člověk, který nemá své cíle, nemá k čemu směřovat, což znamená, že ani jeho životní cesta nikam nevede. Cíl dává našemu životu smysl. (Proto se psychiatr ptá člověka při vyšetření na jeho cíle, pokud žádné člověk nemá, je nutné, aby zvažoval, že klient může spáchat suicidum).
 
Samotné stanovení cílů samozřejmě ještě nezmění svět, ani náš život. Na druhou stranu právě stanovení cílů je první krok. První a velmi důležitý krok, který můžeme udělat a nasměrovat tak sebe sama ke změně.
 
Existuje mnoho cest, jak tomu pomoci (např. faktor sociální opory, imaginace, koučování, poradenství, psychoterapie apod.). My si dnes jednu z nich představíme. Tato technika pracuje přímo s cíli a pochází z dílny pozitivní psychologie.
 
 
 
 
 
CVIČENÍ: Pohodlně se usaďte, ideální je, když se Vám ruce ani nohy nekříží. Nyní zavřete oči. Nejprve si pouze uvědomte svůj cíl, kterého chcete dosáhnout. Nyní si zkuste ve své mysli představit, jaké to je, když už se ten cíl splnil. Představte si tu věc či schopnost, jako když už ji máte. Uvědomte si, co se tím pro Vás změnilo. Jak se nyní cítíte po této změně. Vychutnejte si pocit vítězství. JAKÉ TO BYLO – SKUPINA.

PLÁNOVÁNÍ
 
Při plánování se zaměřujeme již na KONKRÉTNÍ ÚKOLY, které je potřeba udělat/vykonat k tomu, aby se naplnily cíle, které jsme si před tím stanovili.
 
S úkoly je vhodné pracovat na týdenní a denní bázi. To znamená, že si stanovím (pokud nějaký takový úkol skutečně mám) týdenní úkol, který chci splnit a od toho se mi pak v diáři (plánovači, outlooku, atd.) odvíjí jednotlivé denní úkoly (samozřejmě je nutno počítat i s časem pro ty činnosti, se kterými dopředu nepočítám – tj. mít časovou rezervu). Odborní doporučují, aby tato rezerva činila cca 40%.

POSOUZENÍ ÚSPĚŠNOSTI DOSAVADNÍHO ZVLÁDÁNÍ ČASU
 
Instrukce:
 
Test vyplňte vícekrát po sobě v různém časovém období. Test nám poslouží k tomu, abychom dokázali zkoumat aktuální stav svého zvládání času, tj. naši efektivitu či obráceně odhalit, že stále v něčem děláme chybu (což je naprosto normální a lidské).
 
Ohodnoťte se body 0 až 5: 0 = zcela slabý; 1 = slabý; 2 = spíše slabý; 3 = středně; 4 = spíše výborný; 5 =  určitě výborný.
 
1.     Mám absolutně jasno v tom, co je pro mě důležité?
2.     Mám jasné pracovní cíle, které jsou v souladu s jednotlivými úkoly, které každý den provádím?
3.     Dávám přednost pracovním cílům před nenadálými událostmi?
4.     Mám pocit kontroly nad všemi pracovními událostmi?
5.     Jsem zvyklý využívat několika minut k naplánování nadcházejících dní/týdnů?
6.     Umím efektivně propojit důležité úkoly v průběhu celého pracovního dne tak, že mi to ušetří spoustu času?
7.     Rozeznám úkoly, které nejsou ve skutečnosti důležité, i když jsou naléhavé – spěchají?
8.     Přinutím se udělat si čas na důležité věci?
9.     Často říkám NE, pokud se jedná o úkoly, které nejsou důležité, nebo nejsou náplní mé práce?
10.                       Rozpoznám banální záležitosti, vypořádám se s nimi rychle a efektivně?
11.                       Mám pod kontrolou přerušování práce (např. návštěvy, telefony, rozhovory s kolegyní apod.)?
12.                       Moje pracovní plocha, (nebo PC) je dobře uspořádaná, takže vždy rychle najdu vše, co potřebuji?
13.                       Mezi soukromým životem, ambicemi a prací mám soulad?
14.                       Nezapomínám na závazky, které jsem učinil a plním je?
15.                       Když si stanovím termín, vím, že to bude daný úkol skutečně v tento den splněn?
16.                       Můj diář (plánovač, outlook) je pro mne nezbytný?
17.                       Dostávám se domů v rozumnou hodinu a práci domů si berou pouze výjimečně, pokud se tak svobodně rozhodnu?
18.                       Svůj stres zvládám dobře?
19.                       Mám zcela přesně vymezeny důležité věci, které chci dosáhnout?
20.                       Každý den dávám přednost denním úkolům? 

 

 

 

 

 

 

 

Komentáře

Přidat komentář

Přehled komentářů

Odpověď: zvládání sebe sama

Martin Kosek27. 4. 2012 9:52

Ahoj Ilčo!

Pokud tomu tak je, tak jsem velmi rád. Současně jsem poctěn, že i po ukončení studia navštěvuješ tyto stránky :-). Krásné slunečné dny, Martin.

zvládání sebe sama

Ilona Osy25. 4. 2012 22:05

Fajn článek, dost mi pomohl :-). Díky Martine!